¿Cuándo necesitamos un contrato comercial con nuestros clientes?

Las personas naturales o jurídicas que realicen actividades comerciales o empresariales con un Registro Único de Contribuyentes (RUC), pueden llevar a cabo diversas actividades, tales como venta al por mayor, al por menor, prestación de servicios varios, entre otros.

En el caso de venta de productos al por menor, lo más general es que se realicen contratos comerciales orales con los clientes para vender la mercadería. En dicho caso, en el momento de la venta se emite una factura que es la representación del contrato comercial oral celebrado.

No obstante, para el caso de negocios de servicios, que se ejecuten en el tiempo, es decir, que no sean transacciones de un día, es necesario que los empresarios firmen con sus clientes un contrato comercial de servicios. En primer lugar, para seguridad de las dos partes en el cumplimiento de las obligaciones de cada uno; y, también para otorgar seriedad a la empresa, dado a que, esto nos hace ver bien ante nuestros clientes.

Un contrato comercial de servicios para clientes debería principalmente establecer y determinar los aspectos siguientes:

1. La calidad con que las partes comparecen a firmar, es decir, como persona natural, representante legal, o apoderado.
2. La capacidad para firmar el contrato, adjuntando nombramientos, RUC, entre otros documentos.
3. Las razones por las que se firma el contrato.
4. Cuáles son las obligaciones de las partes.
5. Cuál es el precio que debe pagar el cliente en el contrato. (Si el valor incluye el IVA o se le debe sumar el IVA), y además se debe determinar cuál será la forma de pago y facturación.
6. Cómo será la entrega y recepción de los servicios contratados.
7. Cuál será el plazo del contrato, y cuál será el proceso para su renovación.
8. En algunos casos, una cláusula que determine el pago de una indemnización en caso que el cliente dé por terminado el contrato. (Sin embargo, hay que tener mucho cuidado con esto. En algunos negocios, hay costumbre de determinar esto, no obstante, en otros negocios no hay dicha costumbre, por lo que esto podría ser una desventaja competitiva en dicho caso).
9. Las causas para dar por terminado el contrato y el proceso para la firma del acta de finiquito o terminación del contrato.
10. Una cláusula de confidencialidad para proteger la información reservada del cliente, y de la empresa, dependiendo del caso.
11. La dirección domiciliaria de las partes para citaciones y notificaciones.
12. La legislación aplicable en el contrato.
13. En caso de conflictos, que los resuelva un juez o mediante arbitraje. Asimismo, se puede establecer la mediación como proceso previo para intentar llegar a un acuerdo.
14. En qué ciudad y país se va a firmar el contrato. (Hay que tomar en cuenta que el contrato se puede firmar de manera manuscrita, con certificado de firma digital, o firma electrónica, en cualquiera de sus formas).

Ahora depende de la actividad de la compañía, los empresarios pueden necesitar otros contratos comerciales (mercantiles) con sus clientes, tales como: venta de mercadería, venta con reserva de dominio, comisión, arrendamiento comercial, transporte, entre otros.