¿Qué es una Firma Electrónica?

La firma electrónica es cualquier forma de aceptación de algún acto o contrato por la vía electrónica, como, por ejemplo, la aceptación de un mensaje, correo electrónico, o documento mediante el uso de un certificado de firma.

Existen 3 clases de firmas electrónicas a nivel internacional en la Unión Europea (aplicables también en el Ecuador), que son:

1. Firma electrónica simple: es la realizada cuando aceptamos simplemente cualquier acto o contrato por la vía electrónica. Por ejemplo: cuando aceptamos los términos y condiciones de una página web; cuando aceptamos algún correo electrónico simple; o cuando aceptamos cualquier mensaje de texto.
2. Firma electrónica avanzada: es realizada cuando aceptamos cualquier acto o contrato por la vía electrónica, por intermedio de un proveedor del servicio de firma electrónica empresarial, como Adobesign, Docusign, Pandadoc, Signaturit, entre otros. Cuando firmamos de esta manera, en el documento queda registrada la ubicación desde el lugar que se firmó, los correos de los firmantes, entre otra información que suma validez al documento.
3. Firma electrónica cualificada: es la realizada con el uso de un certificado de firma electrónica, el cual es emitido por una empresa calificada por el Estado. En los trámites electrónicos estatales en Ecuador es obligatorio el uso de esta firma, dado a que tiene la mayor fuerza probatoria de conformidad con la ley.

Para cuestiones meramente privadas, podemos hacer uso de las firmas electrónicas simples o avanzadas. No obstante, para trámites estatales en Ecuador es obligatorio el uso de la firma electrónica cualificada, es decir, con un certificado de firma.

Firma electrónica cualificada – Certificado de firma electrónica

El certificado de firma electrónica tiene 2 tipos principales:

1. Por archivo
2. Por token

Ahora dependiendo de quién use la firma, esta se divide en:

1. Como persona natural
2. Como representante legal de una persona jurídica
3. Como miembro de una empresa (menos usada)
4. Como funcionario público (usada en el sector público)

En los trámites estatales ecuatorianos, para cada uno de ellos, se necesitan diferentes tipos de certificados de firma. Los 2 casos más importantes son:

1. Para importaciones, exportaciones y obtención de registro sanitario: firma por token, y esta pueden ser como persona natural o representante legal, según quien realice el trámite.
2. Para facturación electrónica: firma por archivo, y esta pueden ser como persona natural o representante legal, según de quien facture. (Cabe anotar, que, en Ecuador desde noviembre del 2022, la facturación electrónica es obligatoria).